PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIÓN

  • Elaboración de un presupuesto detallado de ingresos y gastos (proyecto de viabilidad).
  • Asesoramiento sobre la cuantía de las cuotas de inscripción.
  • Seguimiento de ingresos y gastos.
  • Recaudación de cuotas de inscripción.
  • Tramitación de pagos.
  • Apertura de cuenta bancaria.
  • Información puntual y detallada del estado de cuentas.
  • Emisión de facturas.
  • Liquidación de impuestos.
  • Secretaria en Sede.
  • Balance final del congreso.

 

SEDE, ACONDICIONAMIENTO, MEDIOS TÉCNICOS Y AUDIOVISUALES

  • Asesoramiento y contratación de la sede.
  • Distribución de espacios.
  • Señalización.
  • Decoración.
  • Instalación y asesoramiento de medios técnicos y audiovisuales:
    • Equipos Informáticos.
    • Video proyectores.
    • Equipos de vídeo conferencia.
    • Equipos de sonido.
    • Sistemas interactivos de consultas.
    • Equipos de traducción simultánea.
    • Equipos de traducción simultánea.
    • Personal técnico.

 

DISEÑO Y DIVULGACIÓN

  • Creación del logotipo y diseño del material gráfico.
  • Diseño y creación de la imprenta (programas, carpetas, acreditaciones, invitaciones, etc.).
  • Corrección de pruebas de imprenta.
  • Diseño y programación de la Web del congreso actualizada al dia.
  • Envíos del material promocional del congreso.
  • Difusión del congreso a través de la página Web y mediante correo electrónico.

 

 

CONTROL INFORMATIZADO DE INSCRIPCIONES Y RESERVAS DE ALOJAMIENTO

  • Recepción y procesamiento de los boletines de inscripción y alojamiento.
  • Inscripciones y reservas online.
  • Ingreso de los pagos recibidos y reclamación de impagados.
  • Confirmación de las inscripciones y reservas de alojamiento.

SECRETARÍA CIENTÍFICA

  • Elaboración de las normas de presentación de resúmenes.
  • Recepción online de resúmenes.
  • Corrección online de todos los resúmenes recibidos en Secretaría.
  • Tratamiento informatizado de los resúmenes, con el título, nombre del autor, autores, etc.
  • Información de aceptación/rechazo de los resúmenes.
  • Confirmación a los ponentes de la fecha y hora de su presentación, y requerimiento de los medios técnicos que necesita para su intervención.
  • Creación de un CD o DVD con todos los contenidos.
  • Elaboración, impresión y entrega de certificados y diplomas.

ACTOS SOCIALES

  • Sugerencias para la elaboración del programa social.
  • Contratación de los servicios de catering y restauración.
  • Programación y contratación de actos culturales y/o espectáculos.
  • Contratación de autobuses.

 

EXPOSICIÓN COMERCIAL

  • Distribución de espacios.
  • Confección del Dossier de Exposición Comercial y Planos.
  • Venta y facturación de espacios.
  • Coordinación del montaje técnico de los stands y mobiliario.
  • Almacenamiento y distribución del material de los expositores.
  • Contratación de personal de apoyo.

PERSONAL AUXILIAR

  • Intérpretes y traductores.
  • Azafatas/os con o sin idiomas.
  • Mensajeros.
  • Personal de seguridad, limpieza y sanitario.
  • Fotógrafos.
  • Guías turísticos.

OTROS

  • Contratación de autobuses.
  • Correspondencia y tramitación de los desplazamientos de los ponentes e invitados.
  • Seguros.
  • Protocolo, Gabinete de Prensa y Relaciones Públicas.
  • Tramitación de permisos administrativos.
  • Tramitación de cartas oficiales.